Văn phòng ảo là gì? Đây là một loại hình dịch vụ đang ngày càng được nhiều người biết đến tại Việt Nam. Hãy cùng LandGuru tìm hiểu rõ hơn qua bài viết dưới đây nhé!
Khái niệm văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo (Virtual Office) là dịch vụ cho thuê địa chỉ văn phòng giúp doanh nghiệp dễ dàng đăng ký và giao dịch với mức chi phí hợp lý, giúp các doanh nghiệp nhỏ giảm gánh nặng về mặt vốn. Đây là loại hình văn phòng đại diện giúp công ty tạo dựng được sự uy tín với đối tác, khách hàng với các tiện ích giống như một văn phòng thật (có quầy lễ tân, phòng họp, số điện thoại, địa chỉ, số fax, …)
Những đặc điểm của cho thuê văn phòng ảo
Một số đặc điểm khi sử dụng văn phòng ảo:
- Doanh nghiệp phải thanh toán phí thuê văn phòng định kỳ và chi phí phát sinh khi dùng các tiện ích khác.
- Khi công ty mở rộng quy mô, nhân sự sẽ dễ gặp phải tình trạng thiếu hoặc chỗ ngồi chật hẹp.
- Khi thuê, văn phòng ảo sẽ cung cấp tất cả các dịch vụ liên quan đến việc vận hành và duy trì công ty.
- Đối với các công ty chỉ có 1 hoặc hai thành viên, thông thường họ chỉ thuê văn phòng đăng ký kinh doanh, làm việc và hoạt động tại một địa chỉ khác.
Quy định về văn phòng, văn phòng ảo tại Việt Nam
Hiện nay, tại Việt Nam, thuật ngữ “văn phòng ảo” vẫn chưa được sử dụng rộng rãi và có quy định chi tiết về loại hình này. Tuy nhiên, về vị trí đặt văn phòng giao dịch, Nhà nước có một số quy định như sau:
- Công ty phải cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác về trụ sở giao dịch tại Việt Nam, bao gồm: số nhà, tên đường, huyện, tỉnh/thành phố, v.v., cũng như số điện thoại và số fax (nếu có).
- Khai báo trung thực thông tin về văn phòng và mục đích sử dụng với Sở Kế hoạch và Đầu tư.
Văn phòng ảo có phải là lựa chọn tốt cho doanh nghiệp?
Để trả lời cho câu hỏi này, bạn nên nắm được các ưu điểm, nhược điểm của văn phòng ảo. Cụ thể như sau:
Ưu điểm
- Tiết kiệm nguồn vốn về việc xây dựng văn phòng cho doanh nghiệp.
- Củng cố hình ảnh, độ uy tín, từ đó đem đến nhiều cơ hội phát triển cho doanh nghiệp.
- Tiết kiệm thời gian, nhân sự, kinh phí khi chuyển đổi văn phòng (nếu có).
Nhược điểm
- Diện tích bị giới hạn, khá nhỏ, các tiện nghi có thể cần yêu cầu đặt trước nhiều ngày.
- Khiến khách hàng bị nhầm lẫn khi quá nhiều cty cùng đăng ký tại một địa chỉ.
- Tranh chấp về chi phí, thuê dài hạn,…
Một số kinh nghiệm thuê văn phòng ảo an toàn
Tìm hiểu kỹ về bên cho thuê văn phòng ảo
Tìm hiểu kỹ về các bên cho thuê văn phòng ảo và xác thực các thông tin do bên cho thuê cung cấp để tránh các trường hợp không mong muốn.
Xem xét nội dung hợp đồng khi thuê
Việc xem xét kỹ các nội dung trong hợp đồng cho thuê văn phòng ảo sẽ giúp bạn bảo vệ các quyền lợi của mình. Dưới đây là những thông tin bắt buộc phải có, bạn nên kiểm tra kỹ trên hợp đồng:
- Thông tin đầy đủ về các bên (bên thuê và bên cho thuê).
- Thời hạn thuê phòng.
- Chi phí thuê và các chi phí phát sinh.
- Thông tin chi tiết về địa chỉ văn phòng.
- Các quy định về quyền lợi và chấm dứt hợp đồng.
Quan tâm đến địa điểm đặt văn phòng ảo
Địa điểm đặt văn phòng là một trong những yếu tố khẳng định sự uy tín, quy mô công ty. Vì vậy, bạn nên ưu tiên chọn văn phòng có mặt tiền hướng ra đường, ở các vị trí trung tâm, tiện lợi và được định vị trên bản đồ.
Cẩn thận về thời hạn thuê văn phòng ảo
Mỗi hợp đồng cho thuê văn phòng ảo sẽ có một thời hạn nhất định, có thể là vài năm hoặc vô hạn. Tuy nhiên, đối với lần đầu thuê văn phòng ảo, bạn nên thuê hợp đồng 12 tháng vì đây là khoảng thời gian thích hợp để cân nhắc lại tính tiện nghi và quyết định gia hạn tiếp hay không.
Trên đây là những nội thông tin hữu ích về vấn đề: “Văn phòng ảo là gì?”. Nếu bạn muốn biết thêm thông tin về bất động sản hay có nhu cầu đăng tin mua bán nhà đất chính chủ, hãy liên hệ với website Landguru.com.vn bạn nhé!
